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E-Mail-Archivierung

 

Gesetzliche Vorgaben für die E-Mail-Archivierung

 

Seit dem 01.01.2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) uneingeschränkt für alle Unternehmen. Somit ist die E-Mail-Archivierung für alle Unternehmen Pflicht und spätestens seit dem 31.12.2016 sollte eine entsprechende Archivierungslösung implementiert worden sein.

 

Bei der E-Mail-Archivierung sind 2 grundlegende Anforderungen zu beachten:

 

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung:

 

§ Vollständigkeit: vollständige Übergabe an das Archivsystem

§ Richtigkeit: Übereinstimmung mit dem Original, keine Manipulationen an Dokumenteninhalt

§ Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: zeitnahe Erfassung

§ Ordnung: ausreichende Indexstrukturen

§ Unveränderbarkeit: Revisonssicherheit

 

 

Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben.

 

 

Um alle gesetzlichen Auflagen erfüllen zu können ist ein gutes  Archivsystem unumgänglich.

 

EC-Soft Team bietet Ihnen eine passende Lösung – PostTresor von Inoxio Quality Services GmbH!

 

 

 

 

 

 

 

PostTresor im Überblick:

 

PostTresor von Inoxio garantiert Ihnen eine rechtgemäße Aufbewahrung elektronischer Dokumente.

 

•  100% Software as a Service (SaaS)

•  PostTresor = Software + Cloud

•  rechts-und revisiossicher

•  Ausfallsicher und hochverfügbar

•  Skaliert mit jeder Anzahl von E-Mail-Konten

• regelmäßige Backups

•  moderne Web-UI

! Erfüllt alle Anforderungen einer rechts-und revisionssicheren E-Mail-Archivieung     (GoBD) und ist gesetzeskonform 

 

Ihre Vorteile:

 

+ keine Investitionskosten „upfront“

+ keine Anschaffung, Pflege und Erweiterung von in-house Servern

+ keine Erweiterung des zugrundeliegenden Datenspeichers

+ keine Erweiterung von Lizenzen bei weiteren E-Mail-Konten

+ keine technischen Kenntnisse für den Betrieb notwendig

 

 

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