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E-Mail-Archivierung

 

Gesetzliche Vorgaben für die E-Mail-Archivierung

 

Ab dem 01.01.2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) uneingeschränkt für alle Unternehmen.  Somit ist die E-Mail Archivierung für alle  Unternehmen Pflicht und spätestens bis zum 31.12.2016 soll eine entsprechende Archivierungslösung implementiert werden.

 

Bei der E-Mail Archivierung sind 2 grundlegende Anforderungen zu beachten:

 

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung:

 

§ Vollständigkeit: vollständige Übergabe an das Archivsystem

§ Richtigkeit: Übereinstimmung mit dem Original, keine Manipulationen an Dokumenteninhalt

§ Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: zeitnahe Erfassung

§ Ordnung: ausreichende Indexstrukturen

§ Unveränderbarkeit: Revisonssicherheit

 

 

Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben.

 

 

Um alle gesetzlichen Auflagen erfüllen zu können ist ein gutes  Archivsystem unumgänglich.

 

EC-Soft Team bietet Ihnen eine passende Lösung – MailTresor von Inoxio Quality Services GmbH!

 

 

 

 

 

 

 

MailTresor im Überblick:

 

MailTresor von Inoxio garantiert Ihnen eine rechtgemäße Aufbewahrung elektronischer Dokumente.

 

• 100% Software as a Service (SaaS)

• Mailtresor = Software + (Cloud-)Infrastruktur

• Ausfallsicher und hochverfügbar

• Skaliert mit jeder Anzahl von E-Mail-Konten

• Beliebig erweitbar und anpassbar

! Erfüllt alle Anforderungen einer rechts-und revisionssicheren E-Mail-Archivieung (GoBD) und ist gesetzeskonform 

 

Ihre Vorteile:

 

+ keine Investitionskosten „upfront“

+ keine Anschaffung, Pflege und Erweiterung von in-house Servern

+ keine Erweiterung des zugrundeliegenden Datenspeichers

+ keine Erweiterung von Lizenzen bei weiteren E-Mail-Konten

+ keine technischen Kenntnisse für den Betrieb notwendig

 

 

Viele Firmen nutzen schon Vorteile des MailTresors von Inoxio, werden auch Sie ein Teil davon! In Kooperation mit Inoxio Quality Services GmbH wird unser EC-Soft Team Sie bei der Umsetzung unterstützen. Kontaktieren Sie uns für Ihr persönliches Angebot!